毎日の仕事でメール作成にかける時間どれくらい使っていますか？
メールを送信するまでには、メールの作成だけでなく文章の確認も必要なので思っている以上に時間がかかっていることも。
Outlookの機能を使って
- メール作成にかける時間
- 誤字・脱字などの入力ミス
- メール文章のチェック時間
この3つを減らすことに成功しました。
本記事では、効率化のために利用したOutlookの機能を紹介します。
メール作成と確認の時間、入力ミスを減らしたOutlookの機能
メールの作成時間を短縮するために
- クイックパーツ
- マイテンプレート
この２つの機能を使いました。
なぜ「クイックパーツ」と「マイテンプレート」を使うことでメール作成・確認の時間と入力ミスを減らせるのか？
「クイックパーツ」「マイテンプレート」いずれの機能もよく使う文章を登録しておくことができます。
欲しい時に登録しておいた文章を挿入するだけでメール文章が完成するので、キーボードで入力をする時間を短縮することができます。
登録しておいた文章を呼び出す＝人の手による入力が減る。機能をうまく使うことで、誤字・脱字などの入力ミスの量を減らすことができます。
登録しておいた文章を利用することで、チェックしなければいけない箇所を減らすことができます。人の手で新に打ち込んだ部分のみを集中してチェックすればよいので、より効率的に送信前のメール確認を進めることができます。
Outlookのクイックパーツの使い方
クイックパーツは、その名のとおりよく使う定型文を登録できます。
〇〇様
平素よりお世話になっております。のんびり株式会社のなまけもんです。
なまけもんは、こんな感じの短めの定型文を使いたい時に利用しています。
クイックパーツへの文章登録方法
登録方法はとっても簡単です。
- まず最初に新いメールを立ち上げて、本文に登録したい文章を打ち込み、そのテキストを選択します。
- 次に「挿入」をクリック
- 「クイック パーツ」を開き、「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選びます。
- 「新しい文書パーツの作成」というボックスが開くので、必要事項を入力して「OK」ボタンを押せば登録完了です。
登録したクイックパーツの利用方法
登録したクイックパーツを利用するときもとっても簡単
- 新しいメールを作成し、文章を挿入したい本文箇所を選びます。
- 「挿入」→「クイックパーツ」で表示された登録文章の中から挿入したいものを選びクリックすると本文に登録しておいた文章が挿入されます。
たったこれだけです。
後は普通にメールの文章を整えていつもどおりにメールを送信するだけです。
Outlookのマイテンプテートの使い方
マイテンプレートは比較的長めの文章を登録する時に利用しています。
〇〇様
平素よりお世話になっております。のんびり株式会社のなまけもんです。
今月分の月次レポートを添付にてお送りいたします。
内容のご確認をよろしくお願いいたします。
ご不明点や気になる点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも引き続きよろしくお願いいたします。
こんな感じでよく使う文章をいくつか登録しています。
マイテンプレートへの文章登録方法
マイテンプレートへの文章登録もとっても簡単
- 新しいメールを開いて「テンプレートを表示」をクリック
- 「＋テンプレート」をクリックしてマイテンプレートを開く
- マイテンプレートにタイトルと登録したい文章を打ち込んで「保存」する
以上の3ステップのみです。
初回の登録さえ頑張れば、後はテンプレートを呼びこむだけでメールの打ち込みいらずです。
登録したマイテンプレートの利用方法
登録したマイテンプレートを使うのは登録とほぼ同じステップです。
- メールの「メッセージ」から「テンプレートを表示」をクリック
- メールを挿入したいところにカーソルを設定しておく
- 表示されたマイテンプレートから挿入したい文章を選択してクリックする
これだけで、登録した文章をそのまま使うことができます。
一回文章を登録してしまえば、次からは文章を打ち込まなくていいんだね
楽ちんだし、入力ミスも減らせるのは嬉しい♪
まとめ
- クイックパーツとマイテンプレートの機能で文章を登録することができる
- 繰り返し使用する文章を登録しておくことでメール作成時間を短縮できる
- 事前登録した文章を使用することで入力ミスを減らすことができる
- 新しく手入力した部分のみを確認することで、メールチェックの時間を短縮できる
- メールにかける時間を減らすことで減った時間を他のことに使うことができるようになる
Outlookの機能を利用することで、繰り返し使う文章のメールを効率化することができます。
よく使う文章を登録して、仕事を効率的に進めて自由な時間を増やしましょう♪
